情報セキュリテイ体制

　当事務所では、委託事業所様からお預かりした大切なマイナンバーデータは、セキュリティが確保されたクラウド上のみに保管します。（氏名、生年月日、住所などの個人情報は、クラウド上ではなく事務所内のパソコンで管理します。）

クラウド管理について
☑漏洩リスク：パソコンに保存しません
当事務所のパソコンが万一、盗難されてもパソコンにマイナンバーは保存されていないので安心です。
☑保管：ＳＳＬ通信対応（暗号化）
クラウド上のマイナンバーは暗号化して保管されるので、他人にマイナンバーデータを閲覧されても、把握できません。
☑個人の特定：マイナンバーのみ保管
クラウド上に保管するのは、１２ケタの数値のみ。氏名、生年月日等の個人情報は、当事務所のパソコンで管理されます。万一、クラウド環境のマイナンバーが漏えいしたとしても、個人を特定することができません。
☑国内大手データセンター、日本マイクロソフトの専用サーバー
当事務所のクラウドサービスは、マイクロソフト社の専用サーバーを利用しています。

　当事務所の職員は、アクセス認証を行わない限り、クラウド上に保管されているマイナンバーを閲覧、利用できません。

　不正アクセスの防止のため、以下の対策を講じます。
外部ネットワークとの接続箇所にファイアウォール、ルーターを設置し不正アクセスを遮断。外部ネットワークと接続するパソコンにはウィルス対策は、キヤノンＩＴソリューションズ株式会社が提供する「ＥＳＥＴ」を採用し、常に新しいコンピューターウィルスへの対策管理を行っています。

事務所で許可されたソフトウェア以外はダウンロード禁止。パソコン等のログインパスワードは定期的に変更を行い、パソコン等のログインパスワードは使いまわしを禁止しています。

　当事務所は、来客は完全予約制で常に施錠しており、機密性を確保しています。マイナンバーを取扱う区域（管理区域）を明確にし、担当者以外は立ち入りを禁止にしています。管理区域には携帯電話、カメラ、USBメモリなど持ち込む機器を制限します。管理区域で取扱う書類は、業務時間外は鍵付のキャビネットに保管します。

　当事務所は、定期的に閲覧・利用履歴の特定個人情報の取扱い状況をご報告します。

　当事務所は、ヒューマンエラー防止のため、事務所の規定を明確化し、従業員の教育を徹底し、定期的にマイナンバーの取扱いについての研修を実施します。

業務マニュアルに基づき運用を行うよう担当者を指導、監督します。マイナンバーを取扱う担当者とは秘密保持に関する誓約書を取り交わしています。

　申請書の提出は、原則、電子申請で行います。行政への申請書類の提出は、原則電子申請により行います。
電子申請時の申請データは暗号化が施されており、セキュアな環境での提出が可能です。電子申請を利用することにより書類を事務所外に持ち出す必要がなくなるため、マイナンバー漏えいのリスクが軽減されます。

電子申請未対応の申請書類については紙ベースでの提出を行いますが、その場合は鍵付の鞄に入れて持ち出すことを徹底いたします。

　マイナンバーの廃棄・削除は証明書でご報告。不要となったマイナンバーは速やかに廃棄・削除します。マイナンバーを廃棄・削除した際は、「廃棄・削除証明書」にて証明いたします。廃棄・削除は下記の方法により実施します。書類：シュレッダー　電子媒体：データ削除または物理的に毀損　パソコン：データ削除